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新卒で営業事務を目指す人必見!志望動機の書き方を例文付きで解説!

✔ 本記事のまとめ
● 営業事務の仕事は、「営業をしているスタッフのサポートをおこなうことが主な業務である 

● 営業事務で求められるスキルは[事務処理能力][コミュニケーション能力][臨機応変に対応する能力]である 

● 志望動機を書く際には、[営業事務を志望する理由][企業を選んだ理由]を明確にし[営業事務で活かせる強みをアピールする]ことが大切である

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目次

営業事務職と聞くと「裏方で、単純作業が多い」というイメージを持たれる方が多いのではないでしょうか?

確かに、営業職のサポートがメインの裏方ですが、実際には営業職よりも先を見据えて考え、積極的に仕事をしていくことが求められています。

また、会社や営業担当がおこなう取引は営業事務が作成する書類が支えていると言っても過言ではありません。

営業事務がいなければ営業担当は商品を売ることができないと言われているほど、営業チームや会社の一員として、欠かせない重要な役割を担っているのです。

営業事務とは?

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営業事務の主な業務は、「営業」をしているスタッフのサポートです。

具体的には、見積書や請求書といった書類の作成や、売上高のデータ確認や入出金確認、営業担当者の経費処理のチェック、社内ミーティングの準備のための資料作成などの業務が挙げられます。

企業によっては、営業担当に変わって、プレゼン資料の作成をおこなうこともあり、総じて営業事務の仕事は「営業担当が営業活動に専念できるよう、サポートすること」が主な業務です。

そのため、営業活動を円滑にするためにサポートすることが苦にならない人、誰かのためにサポートすることが好きな人には向いている仕事と言えるでしょう。

営業事務職の仕事内容

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営業事務職がおこなう業務は、どれも営業担当者の業務効率を左右します。では、具体的にどのような業務をしているのでしょうか。以下で詳しく説明していきます。

書類作成業務

企業や業種によっても異なりますが、見積書や請求書、納品書など商品に関する資料作成が主になります。

また社内会議用や提案書などを作成する場合もあり、企業によっては顧客用のプレゼンテーション資料の作成をすることもあります。

顧客情報・売上・在庫管理

営業担当者が契約を締結してきた顧客情報の登録や管理をおこなうのも、大切な業務の1つです。顧客の住所や電話番号だけでなく、営業担当者名や契約期間などもまとめて管理します。

また物品を扱う企業の場合、在庫管理や受注、出荷管理などの業務をおこなうこともあるでしょう。その他にもデータ集計も担うため、営業業務の可視化もできるなど営業効率を管理することもあります。

来客や顧客対応

直接営業をするのは営業担当者ですが、担当不在の場合や、担当者以外でも答えられる問い合わせに関しては、営業事務職がおこなうことが多いです。

具体的には、来客が会社に訪問した際の案内や取次、クレーム対応、電話やメールでの顧客対応などです。

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営業事務職で求められるスキル

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営業事務職として働くことにより求められるスキルを、以下にて紹介します。

事務処理能力

営業事務をする上で最も必要なスキルは事務処理能力です。

会社にもよりますが、営業担当者5~6名程度に対し、1名でサポートするというケースも少なくありません。

そのため、伝票処理や売上確認、電話対応、プレゼン資料の作成など多くの業務を手際よくこなしていく必要があるため、素早く業務を処理できる事務処理能力は必要不可欠です。

その他にも、常に「効率的に作業をおこなうにはどうすれば良いか?」という点を模索することができる人は求められるでしょう。

コミュニケーション能力

営業事務職には、営業担当者が次に必要としている資料は何か、次に行く企業のアポ取りは必要かなど、相手のニーズを考え、行動することが求められます。

また、顧客から電話での問い合わせなど、クライアント対応業務も含まれていることが多いため、コミュニケーション能力や基本的なビジネスマナーも必要です。

その他にも、常に営業活動を円滑に進めていくためのサポートが求められるため、営業担当者の気持ちを理解し状況に応じて適切なコミュニケーションが取れる人は重宝されるでしょう。

臨機応変に対応する能力

営業事務の仕事は、毎日同じ業務をこなせば良いという単純なものではありません。常に営業と同じ目線に立ち、クライアントからの要望に応え売上に繋げることを意識しておく必要があります。

そのため、急なクライアントからの要望にも即座に対応するなど、臨機応変に最も優先すべき業務を判断し、優先順位を考えながら業務をおこなうことが求められます。

人から言われたことを淡々と処理をするのではなく、自分の意思で物事を考え、状況に応じて臨機応変に対応できる力を持っている人は優遇されるでしょう。

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営業事務職の志望動機を書く際のポイント

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志望動機を書く際は、なぜ営業事務職をやりたいのか、その職種の中でもなぜその企業なのかを明確にし、ロジカルにアピールできるようにしましょう。

営業事務を志望する理由を明確にする

数ある職種の中でなぜ営業事務職なのかを説明する必要があります。

「人をサポートするのが好き」「営業チームや会社のサポートをしたい」など、営業事務職ならではの理由を具体的に述べるようにしましょう。

志望企業を選んだ理由を明確にする

営業事務職と言っても企業によって、求められる人物像やスキルは異なります。

例えば部品などの製品を取り扱う場合、在庫管理や発注作業などのスピーディーさが求められ、医療系コンサルタント企業では、丁寧な電話対応やプランの資料作成などが重要になってきます。

このように企業によって特徴は異なるため、企業ごとの特徴を把握するためにも企業研究は必ずおこないましょう

営業事務職で活かせる強みをアピールする

営業事務職では、自ら積極的に動く人材が重宝されやすいので、保守的ではなく積極的に物事に取り組めることや、周りへの気配りが得意などはアピールすべき強みです。

チームで活動した経験があれば、そのエピソードを交えてアピールするといいでしょう。

また、ビジネスマナー関係やパソコン、経理関係の資格を持っている場合は、即戦力としてみなされる可能性が高いので、アピールポイントになるでしょう。

営業事務職でアピールできる資格 営業事務職でアピールできる資格には下記のようなものがあります。すでに保有している資格があればライバルと差を付けるポイントとなりますので、積極的にアピールしましょう。

MOS
Word、Excel、PowerPointといったマイクロソフト整品を扱える証明資格。プレゼン資料の作成、契約書・請求書の作成・営業成績管理など営業事務作業をおこなう上で必ず必要なスキルを持っていることを証明できる。

日商簿記3級以上
会計知識があることを証明できる資格。契約書・請求書・入出金管理など経理処理業務がある営業事務の場合に有利。

秘書検定
ビジネスマナー・敬語といった社会人としての基本的なスキルを身に着けていることを証明する資格。電話応答などクライアントとのやり取りが発生する可能性もあるためあると有利。

ビジネス実務法務検定
ビジネスにおける法律に関する知識を有していることを証明する資格。契約書などを締結する際に役立つスキル。

志望動機の書き方

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情報収集や自己分析をもとに、伝えることが決まればあとは書くだけです。必ずしもオリジナルの構成にする必要はありません。

シンプルでわかりやすい文章構成が、相手を意識した書き方であり、読んでもらうコツです。

文章力に課題がある人は第三者にチェックしてもらうことで「て・に・を・は」、接続語「です・ます」調など細部まで整えましょう。

■志望動機の構成例
(1)志望動機を一言で
(2)具体的に言うと
(3)理由(過去の経験と業界・その会社の関連性)
(4)入社後にどうなりたいか

志望動機の書き方、考え方を詳しく知りたい就活生は下記をご覧ください。

【志望動機の書き方】選考通過率をUPさせる方法とは?
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志望動機はESで頻出の質問です。人事の目に留まる志望動機はどうすれば書くことができるのでしょうか。
本記事では、志望動機に盛り込むべきポイントをわかりやすく解説しています。

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営業事務職の志望動機の例文

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ここでは、実際に選考を通過したESの志望動機を紹介します。これから志望動機を作成しようと考えている人は是非参考にしてみてください。

ムラタで成し遂げたい事を希望職種の選択理由も踏まえて記載してください。
 私は電子部品を通して日常生活を支え、新たな価値を創造し豊かな社会を作り続けたいです。私は学生時代の様々な場面において縁の下の力持ちとして活躍してきたため、社会の発展を支えている仕事に携わりたいと考えています。電子部品は日常生活で目にする機会や意識される機会が少ない製品ですが、必要不可欠な存在であり、現代社会の発展に大きく貢献しています。また、時代とともに変化するニーズに対して、貴社の強みを活かし応える姿に魅力を感じました。そのような貴社で私は営業アシスタントとして働きたいと考えております。実際に製品の開発に携わる技術職、会社の最前線に立ってお客様と関わる営業職ではなくとも、一般職という立場から縁の下の力持ちとして社会の発展に携わりたいです。高い技術力や優れた製品を所有していたとしても営業の仕事がなければ、お客様の課題解決や社会発展に役立つことはできません。そのような営業の方の意見を汲み取り、働きやすい環境を作りサポートすることで間接的ではあるけれども、社会の発展に携わることができるのではないかと考えております。社内の方と関わることが多い職種であるかもしれませんが、自分の仕事が社内の方だけではなく、社会の役に立っているという意識を持ち続け、日常生活を支え、社会へと貢献したいです。

→企業を選んだ理由についても明確に記載されています。また、表舞台で活躍するのではなく、縁の下の力持ちとして、営業視点に立って企業の成長を支えていきたいという想いが伝わる良い志望動機です。

引用元:unistyle/選考通過者本選考ES(村田製作所23卒)

志望動機(全角400文字以内)
 食のインフラを支え、人々の笑顔と健康に貢献したいと考えています。上記の新人教育の改善を行った結果、業務効率が向上し、更にお客様満足度を向上させた経験から、ものごとの根幹を支え連鎖的に影響を与える仕事がしたいと考えております。油は様々な形で毎日摂取するものであり、油の進化が世界中の食に大きな影響を与えることができると考えました。また、長年にわたりお客様のニーズや課題を解決し、ヘルスケア商品の開発を行っている貴社でなら、より人々の食に貢献できると考えます。その中で、貴社の「技術力」を最前線で広める営業を支え貴社に貢献したいと考えました。営業や社内外の方々と連携を取り、臨機応変で素早い対応が求められる営業事務でなら、主体的に行動し信頼を得る力、相手の立場で考え行動する力という私の強みを活かすことができると考えました。以上の理由から、食を通して多くの人々の生活を豊かにできると考え志望します。

→企業を選んだ理由と自分自身が目指す将来像が合致している点は非常に好印象です。また、自身の性格が営業事務に向いている点をうまくアピールできており、入社後に働くイメージの沸く良い志望動機だと言えます。

引用元:unistyle/選考通過者本選考ES(日清オイリオグループ21卒)

志望理由(400字)
私は目の前でお客様の喜びを実感できる仕事に惹かれ住宅業界を志望しています。これは販売員のアルバイトの経験から自らの提案で喜んで頂けることに大きなやりがいを感じたからです。そのため最前線でお客様に関わることのできる営業事務の仕事に魅力を感じています。また近年では人々の興味や好みの細分化が進むにつれ、幸せに対する価値観も多様化しています。そのため、各々の幸せの価値観に合った住まいの提案が必要であると考えました。貴社は地震動エネルギー吸収システムやグリーンファーストゼロなどお客様の暮らしの幸せに貢献できる様々な取り組みをなさっています。その為現代の細分化されたニーズに合わせた幅広い提案を可能にすると考えました。そして住宅引き渡し後のアフターサービスの充実度が高いことから貴社でなら長年に渡ってお客様をサポートすることで得られる信頼や満足をやりがいに変えられると考えています。

→業界を選んだ理由、その中でもこの会社を選んだ理由が明確に記載されている点が好印象です。
また、営業事務であってもお客様を大切にしながら働いてくれるであろうという点が想像できるなど、入社後の活躍を想像させる内容になっている点も評価できます。

引用元:unistyle/選考通過者本選考ES(積水ハウス21卒)

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営業事務職の志望動機のNG例

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以下では営業事務職の志望動機NG例を紹介します。どこがNGなのかについても解説しているので、チェックしてみてください。

志望動機のNG例
私は人のために行動することが好きであり、人から感謝されることに最もやりがいを感じます。貴社の理念のもとで自身の仕事に誇りを持って、楽しく働くことができると感じたため志望しました。

また、私の強みは、相手のために行動することです。パン屋でアルバイトをしていた際、様々な工夫をし、常連のお客様からは名前を覚えてもらえるようになりました。

どのようなことにやりがいを感じるかはわかりますが、それをどのように仕事に活かせるかがわかりづらいです。企業の理念は1つとは限らず、どの理念に興味をもったのかもわかりません。

どのような経験をして、それが強みとなったのか、具体的なエピソードがないため説得力に欠けます。

まとめ

営業事務職の業務は確かにサポートがメインですが、ただの裏方ではなく、営業担当者と一緒に顧客を獲得するために欠かせない営業チームの一員です。

言われたことをするだけでなく、自ら先回りして仕事を考えられる積極性が必要なので、企業が求めている人材やスキルを研究して、しっかり志望動機でアピールできるようにしましょう。

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  • 「営業事務を目指すなら志望動機ではどういう内容を書けば良い?」
  • 「営業事務職の選考で評価される志望動機を書くにはどうしたらいい…?」
  • 「書類選考を突破して内定獲得したい!」

このように就活に関する悩みは人それぞれでしょう。

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