【メール例文5選】インターンシップのメールを送る際のマナーや作り方を紹介！
●企業とやり取りするメールアドレスは『Webメールのアドレス』を使用する。
●インターンシップのメールに返信する際は件名は変えず、できるだけ『24時間以内に返信する』ということを意識する。
「インターンシップのお礼メールを送りたいけど、どんなメールを送ればいいかわからない…」このような悩みを感じている就活生も多いでしょう。
本記事では、そのような人に向けてインターンシップ関連のメールの作り方やマナーなどについて紹介します。
また、メールに関するよくある質問についてもお答えしていますので、少しでも疑問や不安を感じている就活生は参考にしてみてください。
インターンシップでのメール返信時のマナー
ここでは、メール返信時のマナーを6つ紹介します。マナーがわからないという就活生は参考にしてみてください。
メールは基本的に全て返信する
企業から来たメールは基本的に全て返信するようにしましょう。企業は就活生からのメール返信をもって、問題なくメールが送られていることを確認しています。
そのため、メールが届いているということを伝えるためにも、基本的には返信するようにしましょう。
また、メールでのやり取りをおこなう際は、自分の返信でメールのやり取りが完結するよう心がけてください。
24時間以内に返信する
「仕事ができる人ほどメールの返信が早い」と言われているように、ビジネスの場では即レスが基本です。
メールを送った人からすれば、なかなか返信してくれない人よりも早く返信してくれる人の方が信頼できますよね。送り主の立場になって考え、メールの返信は24時間以内に送るようにしましょう。
ただし、送る時間も要注意です。
特に気にしない人も多いですが、基本的には就業時間内に送るのがマナーです。
どうしても就業時間内に送ることができない場合は、早朝や深夜を避け非常識だと思われない時間に送るようにしてください。
Webメールのアドレスを使用する
企業から届くメールはパソコンでしか開けない添付ファイルが送付されている場合もあるため、メールをチェックする際はパソコンから開くようにしてください。
そのためドコモやソフトバンクなどのキャリアメールではなく、gmailやyahooメールなどのWebメールのアドレスを使用するようにしましょう。
キャリアメールは容量制限があり長文だと途切れてしまうことがあるため、就活には適していません。
また、これからメールアドレスを作成するという人は、大学のアドレスを使うのも良いでしょう。
大学のメールアドレスは企業にとっても信頼できるドメインであり、どこの学生からメールが来たのかもすぐにわかります。
誤字脱字・略字がないか確認する
メールを作り終わったら送信する前に必ず誤字脱字がないかチェックしてください。
誤字脱字は事前に確認すれば防げるものです。誤字脱字をしてしまうと注意力がないというイメージを持たれかねないため、最低2回はチェックするようにしましょう。
適度に改行する
メールを送る際は相手が読みやすいメールになっているかどうかを確認してください。いくら良い文章を書けていても、体裁が整っていないと読みにくく内容が頭に入りづらくなってしまいます。
体裁を整えるためにも目安として2、3行に1回は改行をするようにしましょう。
件名は［Re:］のままで返信する
送られてきたメールに返信する場合、返信ボタンを押すとメールの件名の頭に［Re:］が付くと思いますが、件名は変更せず［Re:］のまま返しましょう。
件名に相手の署名や名前が入っているケースもありますが、その場合も変更せずそのまま返信します。
インターンシップで使える！メールの書き方
ここでは基本的なメールの書き方について紹介します。まだメールを作成したことがないという人は、以下で紹介する書き方を参考に作成してみましょう。
宛先
宛先は［企業名］［部署名］［採用担当者の名前］の順に記載します。部署名が不明の場合は省略しても問題ありません。
また、部署名や採用担当者の名前がメールや採用サイトに記載されていない場合は「採用担当者様」と記入します。
宛先を記入する際は以下3点に注意して記入してください。
●部署宛ての場合は「御中」と記入する
●人物宛ての場合は「様」と記入する
応募先の企業名を間違えてしまうとマイナスな印象を与えてしまう可能性があるため、メールを送る前に必ず企業のHPで正式名称を確認しましょう。
件名
件名はメールの内容と差出人がひと目でわかるように記入します。
採用担当者は数多くの就活生からメールが届いているため、メールを開かなくても誰から届いたのか件名で判断できるようにしておきましょう。
上述していますが、企業から来たメールに返信する場合は件名は変えないようにしてください。
件名を変えてしまうと、企業側がメールを見失ってしまう可能性があるため、届いた件名のまま返信するようにしましょう。
挨拶・自己紹介
メールの本文を書く前に簡単な挨拶と自己紹介を記入します。
初めて連絡する場合と以前連絡したことがある場合とで異なるため、事前にチェックしておいてください。
▼初めて連絡する場合
▼以前連絡したことがある場合
本文
挨拶と自己紹介を記入したら本文を書きます。
本文ではメールを送った目的を端的に伝えましょう。本文の例は以下を参考にしてください。
署名
署名とは自分が何者かを伝えるためのものです。
そのため署名は［氏名］［大学名・学科］［電話番号］［メールアドレス］の順番で記入します。
採用担当者はこの署名の電話番号やメールアドレスを見て連絡してくることもあるため、常に確認できるものを記入するようにしましょう。
また、本文と署名を区切るために［-］や［＝］などの記号を使用し、どこからが署名かひと目でわかるようにするのもポイントです。
本記事ではお礼状を出すメリットや、お礼状の書き方、注意点を紹介しています。例文も紹介しているので参考にしてみてください。
【内容別】インターンシップに関するメール例文
ここでは、インターンシップに関するメール例文を内容別に5つ紹介します。
まだイメージがつかめていないという就活生は、例文を参考に作成してみてください。
インターンシップ選考やインターンシップ参加の日程を調整したい場合
インターンシップ参加やインターンシップ選考の日程調整をお願いしたい場合は、まずはスケジュールが合わないことを簡潔に伝え、別日程を提示します。
別日程を依頼する際は、自分の都合の良い日程を3通りほど提示すると良いでしょう。その方が企業も日程を調整しやすくなります。
インターンシップ面接の日程を調整いただきありがとうございます。
ご提示いただいた日程は大学の講義があるため、
面接に伺うことができません。
大変恐れ入りますが
下に提示する3日程の内から再度ご調整いただいてもよろしいでしょうか。
○月○日 10:00-14:00
○月○日 13:00-18:00
○月○日 15:00-17:00
以上お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願い致します。
インターンシップ選考やインターンシップ参加の連絡を待ってほしい場合
インターンシップやインターンシップ選考の参加連絡を待ってほしい場合は、なぜすぐに参加可否の連絡ができないのか理由を伝えます。
その際は必ずいつまでに返事ができるかを明記するということを忘れないようにしてください。
〇〇大学〇〇学科のネオキャリア花子と申します。
インターンシップ面接日をご調整頂き、誠にありがとうございます。
しかし頂いた日程の都合がつかず、現状だと参加が難しい状況です。
現在、予定の調整をしておりますので、暫しお待ち頂くことは可能でしょうか。
○月○日中にはあらためてご連絡させていただきます。
ご迷惑をおかけしてしまいますが、ご確認の程宜しくお願い致します。
インターンシップ選考やインターンシップの参加を辞退したい場合
日程の不都合や興味分野の変化などによりインターンシップやインターンシップ選考を辞退したい場合は、可能な限りなぜ辞退するのかを説明し、丁寧に謝罪しましょう。
連絡するタイミングは、行けないとわかった段階ですぐ連絡するようにしてください。
直前でのキャンセルや無断欠席はNGです。
〇〇大学〇〇学科のネオキャリア花子と申します。
非常に光栄なお話なのですが、今回はインターンシップへの参加を辞退させていただきたいです。
家庭の事情でこの日にお伺いすることができないというのが辞退の理由です。
せっかく選考していただきましたのにこのような結果となってしまい申し訳ございません。
今後また機会がございましたら、その際は何卒宜しくお願い致します。
インターンシップ受け入れのお礼を伝えたい場合
インターンシップ受け入れのお礼メールを送る際は、インターンシップに参加する意思をまず初めに伝えます。それに加え、インターンシップ参加に対する熱意を伝え、志望度の高さをアピールしましょう。
〇〇大学〇〇学科のネオキャリア花子と申します。
このたびは、貴社のインターンシップへの参加を
受け入れていただきありがとうございました。
貴社のインターンシップに精一杯取り組ませていただく所存です。
インターンシップ参加に向けて少しでも貴社のことが理解できますよう準備して参りますので当日は何卒宜しくお願い致します。
インターンシップ参加後のお礼を伝えたい場合
インターンシップ後のお礼メールを送る際は、感謝のメッセージ・感想・学んだこと・認識が変わったことなどについて自分の言葉で書きます。
またインターンシップで経験したことを今後どのように活かしていくのかについても伝えましょう。
〇〇大学〇〇学科ネオキャリア花子と申します。
この度は貴社のインターンシップに参加させて頂き、ありがとうございました。
貴社のインターンシップで実際の業務を経験させていただいたことで、〇〇職の細かい点まで知ることができ、今後の学生生活で学ぶべき方向性が明確になりました。
〇〇業界には以前より興味がございましたが、今回のインターンシップを通じて実際に勤務しておられる皆様の生の声をお聞かせ頂き、活き活きと活躍しておられる姿を拝見できましたことで貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。
今後の本選考においても、今回のインターンシップ経験を活かして全力で取り組みたいと考えております。
このたびは、誠にありがとうございました。
末筆ながら、貴社の一層のご繁栄と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
インターンシップのメールに関するよくある質問
最後に、インターンシップのメールに関するよくある質問を紹介します。メールに対して疑問がある人は以下のQ&Aをチェックしてみてください。
メールの返信は何時まで？
繰り返しになりますが、一般的にメールの返信は企業の就業時間内に送るのがマナーです。
しかしどうしても就業時間内に送れないという人は、始業の2時間前から、遅くなる場合は終業の2時間後以内を目安にすると良いでしょう。
その際は「遅い時間に失礼します」など、一言添えるようにしてください。
返信しなくて良いメールもある？
基本的には全てのメールに返信しますが、自動返信のメールや「返信不要」と記載があるメールは返信しなくても問題ありません。
返信はスマホからでも良いの？
企業へのメールはパソコンから送ることが望ましいと言えます。しかし、出先やパソコンがすぐに開けない状況の場合はスマホからでも大丈夫です。
スマホから送る場合でも、相手はパソコンで読むということを意識し、改行や1行の長さなど、見やすさに配慮しメールを作成しましょう。
まとめ
本記事ではインターンシップに関するメールの作り方や例文を紹介してきました。
メール1つでも覚えておくべきマナーがあります。少しでもマイナスな印象を与えないようにするためにも、本記事で紹介したマナーは最低限守るようにしましょう。
これからメールを作成するという就活生は是非本記事で紹介したマナーや作り方を参考に、作成してみてください。
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