すぐに使える例文付き｜OGOB訪問で使えるメールの書き方・マナー・注意点とは？

就職活動が始まり、興味のある業界や企業に出会った時、情報収取の手段の1つとしてOGOB訪問の実施を検討する就活生は多いのではないでしょうか。

OGOB訪問の依頼をする際は、基本的にはメールを利用することが多いと思います。面識のあるなしにかかわらず相手は企業で働く社会人です。そのため、たとえ親しい間柄だとしても、社会人宛てに送るメールはビジネスマナーに沿ったものにしましょう。

本記事では、基本的なメールの書き方、抑えておくべきマナーや注意点などを紹介します。ぜひ参考にメールの作成をしてみてください。

OGOB訪問依頼時の3つのメールマナー

OGOB訪問を依頼する際にメールを作成する際は、下記の3つのマナーを意識して文章を作成するようにしましょう。

①短く簡潔な文章を作成する

社会人の多くは、日々の業務の中で大量のメールに対応しています。そのため迷惑メールとして紛れてしまわないよう、”用件と送信者”がひと目でわかる件名をつけることを意識しましょう。

また業界や会社のどんなところに興味・関心を持ち、先輩たちの話を聞きたいと思ったのかを書くことができれば、気持ちが伝わり、忙しくとも時間を調整しようといった気持ちになってもらえるかもしれません。

②件名で内容がわかるようにする

短く簡潔にするのはメールの本文だけではありません。特に件名は見ただけでメールの内容がわかるものにする必要があります。

社会人の方の多くは、メールの件名で自分宛てかどうかを判断しているので、件名がわかりにくいものだと開封もされずにあなたのメールが見過ごされてしまう可能性があります。

そのため、メールの件名を工夫して、まずはメールを開封してもらうことが重要になります。下記にて件名の良い例と悪い例を紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

▶良い例→件名：OB訪問のお願い｜○○大学  ○○部 山田太郎

内容を簡潔に説明し、その後にあなたが誰なのかを記載します。

部活やサークルの先輩に対して送るメールであれば「○○大学　○○部　名前」というように所属がわかる書き方をしましょう。

▶悪い例→件名：〇〇様と○日にOB訪問をお願いしたく思います。

内容を簡潔に説明しようとしているのはわかりますが、これでは誰からきたメールなのかがわからないため、不信感に繋がってしまう可能性があります。

③返信の速さと時間帯を意識する

メールの返信は早めに行うようにしましょう。メールのやり取りは”相手を待たせない”ことがマナーとされています。

基本的にはその日のうちに、遅くとも翌日には済ませましょう。すぐに返信することが難しい場合は「○○日までにお答えします」など、シンプルな返事でも構いません。

また、夜間や休日にメールを送ると、相手がメールを見れない可能性もあるため、できる限り相手の勤める企業の就業時間内に送信を済ませましょう。

しかしなにか急ぎの要件がある際は、夜間でもできるだけ早めに連絡しましょう。その際は「夜分に失礼します」などの一文を添えるようにしましょう。

社会人へのメールの書き方の基本

メールの構成要素は「①宛先 ②件名 ③宛名 ④本文 ⑤署名」の5つです。まずは、基本の型を押さえておきましょう。

①宛先

メールアドレスをメール経由で教えてもらった場合は、コピー&ペーストで入力しましょう。メールアドレスを見ながら自分で入力する場合は、打ち間違えるリスクがあるので、注意が必要です。

②件名

「OGOB訪問のお願い（ネオキャリア大学・○○）」など用件がわかるタイトルをつけ「学校名」と「学部（所属）」、「氏名」を忘れずに入れましょう。

OGOB訪問の依頼を複数回受ける社会人も中にはいるので、電話連絡したときなどに「学校名」と「氏名」の記載があると、受け取った相手がメールを検索しやすくなります。

学部や学科によっては、文字数が多く件名の表記枠に入りきらない可能性もあると思います。その際は、件名欄には「学校名」「氏名」を書きましょう。

③宛名

株式会社を略さず「会社名」→「部署名」→「相手の名前」の順で入力してください。

もしも事前に役職までわかっている場合は「◇◇部 △△課課長  ●●様」とすると良いでしょう。社名や人の名前を間違えるのは失礼に当たりますので、誤字や脱字がないよう複数回確認するなどして、注意をしましょう。

④本文

「挨拶文」と「自己紹介」の後、本題に入ります。

「挨拶文」に関しては、一通目に送るメールでは「初めてメールをお送り致します。」、2回目以降のやりとりでは「お世話になっております。」などを入れましょう。

「自己紹介」に関しては「学校名・学部・学科・フルネーム」を入れ、その後に本題を切り出します。

⑤署名

メールの最後に「氏名・学校名・学部・学科・連絡先（連絡の付く携帯番号）」を入れます。以下のようにあらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。

場面別｜OGOB訪問のメールの書き方と内容

OB訪問のメールは、依頼・確認・お礼の、3つのステップから成り立っています。以下にてそれぞれの場面に合わせたメールの例文を紹介します。

依頼（アポイント）メール

訪問を依頼する、最初の段階のメールです。上記でお伝えしてきたマナーなどを踏まえつつ、訪問の目的や所要時間を伝えることに加えて、候補日程を提示します。

また突然、見知らぬ人からメールが来れば、警戒されたり不審がられたりしてしまうかもしれません。そのため、訪問の依頼メールを送るときには「キャリアセンターで教えてもらった」「部活の先輩に紹介してもらった」など相手の連絡先を知った経緯を明記することが大切です。

現在、多くの人が個人情報の流出に敏感になっています。しかしルートがわかることで安心して対応してもらえるでしょう。

依頼の段階では、相手の仕事が忙しい時期などはわからないと思います。そのためアポイントメントの日時をこちら都合で直近で指定したり、選択肢がないピンポイントで依頼したりすることは避けることをおすすめします。

▼ 面識がない場合

OB訪問の相手と面識がない場合は、特に礼儀とマナーに気を配りましょう。以下を参考にしてください。

▼ 面識がある場合

訪問相手と面識がある場合、過去にどこで知り合ったのかを書くとよいでしょう。よほど親しい間柄の場合は別ですが、相手はあなたのことを忘れてしまっている、どういう繋がりがあったかわからない可能性もあります。

その可能性も考え、あなたのことを思い出しやすいよう、知り合った場面や相手とのエピソードを記載することをおすすめします。

日程の提案の仕方などは、先ほどの面識がない場合と同様で構いません。基本的には下記の黄色の部分のみを変更して作成してください。

確認・質問の事前送付メール

日程調整が出来た際は、必ず確認を行いましょう。具体的には「○月△日、××でお会いするとのこと、承知しました」などと送ります。お互いの認識が一致していることの確認です。

また事前に「当日どういったことを聞きたいか」を伝えておくと、相手も準備がしやすくなります。当日急に質問するのではなく、確認メールの段階で記しておくと良いでしょう。

お礼メール

お礼メールは、訪問したその日のうちに送るのが望ましいです。その際、訪問のお礼だけでなく、当日どのようなことが学べたかも伝えられると好印象になるでしょう。

OGOB訪問を通していかに企業理解が深まったか、新しい気付き、就職活動を続ける上で参考になったことなどを伝えましょう。

OGOB訪問メールの注意点

上記でお伝えしたマナーと通じるところもありますが、メールを作成する際以下の2点に注意をしながら作成しましょう。

失礼がない文章を書きましょう

文章に失礼な点がないか、敬語表現が適切であるかなどは、注意を払う必要があります。これらが不適切であると「常識のない学生」と判断されかねません。

しかし敬語に拘りすぎると「これが本当に正しい表現なのか」と混乱してしまうこともあるでしょう。その際は、身近な社会人や先生に「この文章で適切か」を判断してもらうとよいでしょう。

とはいえ、あくまで大事なのは、完璧な日本語を使うことではなく、①誠意がしっかり伝わっていることと、②読みやすい文章であること、この2つです。
あまり敬語の正しさに拘りすぎず、とはいえ失礼にはならないよう心がけて、文章を作成しましょう。

誤字脱字・名前の間違いがないか確認しましょう

誤字脱字が目立つ文面は、読み手に雑な印象を与えます。そのため、メールを送信する前に読み返してミスがないか確かめる習慣をつけましょう。

その際、自分が書いた文章を声に出して読むと間違いに気付きやすくなります。また、読みやすくなるように適宜改行すること、句読点を活用することもポイントの1つです。

特に、相手の企業名やOBの名前など、間違えると失礼にあたる点は特に注意しましょう。

OGOB訪問時のメールの「返信」で気を付けるべき点

近年、SNSを活用したコミュニケーションが多いため、メールでのやり取りに慣れていない人も多いと思います。下記2つのポイントを抑えたやり取りを心がけてください。

件名は消さずにそのまま使用しましょう

ビジネスメールでは、メールに件名をつけて送信することがマナーです。返信をする際、件名は消さずにそのまま使用します。

件名を消してしまうと、前後の流れが把握しづらくなります。また社会人は、同時に複数の人間とやり取りしていることもあるため、件名で主題を把握できることは重要な要素になります。

自分のメールでやり取りを終えるようにしましょう

OGOB訪問お願いのメールを送って終わりではなく、その後にも日程調整などで何度もやり取りすると思います。

その際、やり取りの最後になるメールは、内容が簡潔になってもいいので自分発信で終わらせましょう。また、やり取りを終えたい場合は、失礼が無い程度に内容を絞って簡潔に返信することを意識してください。

また仮に訪問を断られた場合も、返信をしてくれたことや忙しい中検討してくれたことに対して謝意を伝えるために忘れずに返信しましょう。

「また別の機会に話をお聞かせいただければ光栄です」と伝え、次の機会につながるように「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」と伝えることが大切です。

まとめ

本記事では、OGOB訪問の日程調整メールの例文や、書く際のポイントやマナーなどを紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？

記事の中でもお伝えした通り、OGOB訪問の日程調整メールは、一番初めに社会人に送るメールであり、あなたの印象を決定づける重要なメールです。

メール作成については、苦手意識のある方も多いと思いますが、社会人になってからは日常的に使うツールとなりますので、このタイミングで基礎を抑えて失礼のない文章が作れるようになるとよいでしょう。

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