【当てはめるだけ！】事務職の志望動機つくり方と例文、担当者に響くポイントとは
●採用担当者に響く事務職の志望動機は［①なぜ事務職で志望しているのか］［②なぜその企業を志望してるのか］［③事務職として企業にどう貢献できるかの3つで構成されている。
●他の就活生と差をつける、事務職の志望動機は［企業の独自性］［自分のスキル具体的］［事務職への深い理解］［明確なキャリアビジョン］［過去の経験との紐づけ］が意識されている。
企業の業務を円滑に進めるために必要不可欠な［事務職］。就職活動を進めていく中で「事務職に挑戦したい！」と思っている就活生も多いのではないでしょうか。
しかし事務職と一口に言っても、一般事務や営業事務、経理事務、人事事務など、様々な種類があり、求められるスキルやアピールポイントが異なります。
この記事では、事務職の種類ごとの仕事内容や求められるスキルを詳しく解説し、就職活動に役立つ志望動機の作り方をお伝えします。採用担当者に響く志望動機のポイントや、他の就活生と差をつけるための工夫も紹介しますので、是非参考にしてみてくださいね。
事務職とは？種類別の仕事内容と求められるスキル
事務職とは、会社や組織をスムーズに運営するための必要なサポートをおこなう職種です。様々な種類の事務職があり、必要なスキルや知識が異なります。
今回は、いくつかの代表的な事務職の仕事内容と求められるスキルを解説します。
一般事務
一般事務は、社内の事務作業全般を担当する役割です。書類作成やデータ入力、電話対応、備品管理など、多岐にわたる業務をおこないます。
特に、正確さと効率を意識して作業することが求められます。またPCの基本操作（WordやExcelなど）やコミュニケーション能力も求められることが多いです。どんな部門でも必要とされるため、広い範囲のサポートをおこなう必要があります。
| 業務内容 | ・電話対応 ・来客対応 ・書類作成 ・データ入力 など |
|---|---|
| あると良い必要スキル・資格 | ・基本的なパソコン操作 ・コミュニケーション能力 ・正確な作業 など |
| メリット | ・幅広い業務を経験できる ・他部署との交流が多い |
| デメリット | ・ルーティンワークが多い可能性がある ・忙しくなるタイミングがある |
営業事務
営業事務は、営業部門をサポートするための事務作業をおこないます。主に見積書や契約書の作成、在庫管理、顧客との連絡調整などをおこないます。営業スタッフが外出している時は、社内でのサポートをしっかりおこなうことが求められるため、スピード感と正確さが大切です。
営業の成果を裏から支える重要なポジションのため、チームワークや顧客対応のスキルが必要となります。
| 業務内容 | ・見積書作成 ・契約書作成 ・取引先との連絡 ・注文管理 など |
|---|---|
| あると良い必要スキル・資格 | ・正確な書類作成スキル ・コミュニケーション能力 ・営業知識 など |
| キャリアパス | ・営業職への転向 ・営業サポートのスペシャリスト |
| メリット | ・営業チームを支える充実感 ・営業の知識が身につく |
| デメリット | ・多岐にわたる業務で忙しくなりやすい ・プレッシャーがかかる時期がある |
経理事務
経理事務は、会社のお金の流れを管理する職種です。具体的には、請求書の処理や経費の精算、売上や支出の記録などをおこないます。
数字に強く、細かい作業を得意とする人に向いている職種といえます。簿記や会計ソフトの知識があると、即戦力として活躍できるでしょう。しかし入社後に1から学ぶことができるため、最初から知識がなくても問題ありません。
| 業務内容 | ・請求書の処理 ・経費清算 ・入出金管理 ・帳簿の記帳 など |
|---|---|
| あると良い必要スキル・資格 | ・簿記の知識 ・会計ソフトの操作 ・正確な作業能力 など |
| キャリアパス | ・経理のスペシャリスト ・会計士 ・管理職への昇進 など |
| メリット | ・数字に強くなれる ・会社の財務状況を把握できる |
| デメリット | ・正確さが求められ、プレッシャーがかかることがある |
人事事務
人事事務は、社員の採用や給与計算、福利厚生に関する業務を担当します。求人票の作成や面接のスケジュール調整、入退社手続きなど、多くの人と関わる場面が多い職種です。
コミュニケーション能力はもちろんのこと、スケジュール管理や調整力を重視される傾向があります。社員をサポートする立場でもあるため、細やかな気配りを日々意識する必要があります。
| 業務内容 | ・採用活動のサポート ・給与計算 ・社会保険手続き ・勤怠管理 など |
|---|---|
| あると良い必要スキル・資格 | ・基本的なパソコン操作 ・正確さ ・コミュニケーション能力 |
| キャリアパス | ・人事部門のリーダー ・管理職 ・人事コンサルタント |
| メリット | ・人材関連の知識が身につく ・人事のスペシャリストを目指せる |
| デメリット | ・多くの業務を同時進行でこなす必要があり、繁忙期には忙しい |
医療事務
医療事務は、病院やクリニックでの受付業務や診療報酬の請求手続きをおこなう職種のことです。患者さんと接する場面が多いので、親切で丁寧な対応が求められます。
また専門的な知識（レセプト作成や医療用語など）も必要となるため、医療事務の資格を取得しておくと有利になることがあります。
| 業務内容 | ・診療の受付 ・カルテ管理 ・医療費の計算 ・保険の手続き など |
|---|---|
| あると良い必要スキル・資格 | ・医療保険制度の知識 ・基本的なパソコン操作 ・患者対応能力 ・医療事務資格 など |
| キャリアパス | ・病院の管理職 ・診療報酬請求業務への転向 など |
| メリット | ・医療知識が身につく ・患者と直接関わる機会が多い |
| デメリット | ・忙しい時期に業務が集中しやすい ・細かい保険制度の知識が必要 |
法務事務
法務事務は、法律に関わる書類の作成や契約書のチェック、法律相談のサポートをおこなう職種です。企業の法務部門で働く場合は、主に契約書の内容確認や法的リスクの管理を担当します。
法律に関する基礎知識や細かい規則を理解し、正確に業務を進める力が求められます。法律に関する勉強が好きな人には、特に向いているでしょう。
| 業務内容 | ・契約書の作成 ・法務関連文書のチェック ・法律関係の調査 など |
|---|---|
| あると良い必要スキル・資格 | ・法律知識 ・細かい作業能力 ・コミュニケーション能力 など |
| キャリアパス | ・法務担当者 ・弁護士補助 ・法務部門の管理職 など |
| メリット | ・法律知識が身につく ・法的な問題を解決する力を学べる |
| デメリット | ・法律に関する難しい知識が必要 ・責任が重くなる場面がある |
貿易事務
貿易事務は、輸出入に関わる書類作成や手続きをおこないます。海外とのやり取りが多く、英語を使う機会も多いため、語学力が必要です。また国際的なルールや法律を理解し、適切に手続きを進める力が求められます。
グローバルなビジネスをサポートするため、コミュニケーション能力や問題解決力が特に求められます。
| 業務内容 | ・輸出入に関する書類作成 ・通関手続き ・輸送手配 ・取引先との連絡 など |
|---|---|
| あると良い必要スキル・資格 | ・英語などの外国語スキル ・貿易知識 ・コミュニケーション能力 など |
| キャリアパス | ・貿易の専門職 ・海外営業 ・貿易コンサルタント ・貿易管理職 など |
| メリット | ・国際的な仕事に携われる ・語学力を活かせる |
| デメリット | ・時差による不規則な時間帯での業務が発生することがある |
金融事務
金融事務は、銀行や証券会社、保険会社などの金融機関の事務職です。主な業務には、口座開設の手続きや融資の審査書類の準備、保険契約の管理・取引などをおこなう必要があります。
正確なデータ管理や細かい作業が求められるため、数字に強いと役立ちます。また金融商品や経済の基本知識があると即戦力として活躍できますが、入社後に学ぶことも可能です。
お客様と直接やり取りする場面も多いので、コミュニケーション能力や丁寧な対応が求められます。
| 業務内容 | ・銀行取引や融資に関する手続き ・保険契約の管理 ・顧客対応 など |
|---|---|
| あると良い必要スキル・資格 | ・金融商品の知識 ・正確な作業能力 ・顧客対応能力 ・基本的なパソコン操作 など |
| キャリアパス | ・金融専門職 ・営業職 ・ファイナンシャルプランナー など |
| メリット | ・金融知識が身につき、将来のキャリア形成に役立つ |
| デメリット | ・法規制が厳しく、正確さやミスのない作業が求められる |
事務職でアピールすべきスキル・経験
事務職でアピールすべきスキルには、書類作成やパソコンスキル、コミュニケーション能力、タスク管理能力などが挙げられます。
書類作成やデータ入力では、パソコンを使う場面が多いため、メール対応やMicrosoft Officeを日常的に利用します。そのため、パソコンやITの知識・資格（Microsoft Office SpecialistやITパスポート）、さらに簿記の資格を持っていることを伝えると効果的です。
また電話対応や来客応対で、必要なコミュニケーション能力も高く評価されるスキルです。
もし秘書検定を保有しているのならば、アピールポイントになるので積極的に伝えると良いです。また業種によっては英語力が求められることもあるため、TOEICや英検を活用して英語力も伝えると良いでしょう。
採用担当者に響く、事務職の志望動機の構成
就職活動で事務職を希望するなら、採用担当者に響く志望動機を伝えるための構成が重要になってきます。ここでは、志望動機の書き方を具体的に紹介します。
①なぜ事務職で志望しているのか
まず事務職を選んだ理由を明確に伝えることが重要です。この部分では［事務職に対してどのような魅力や興味を感じているのか］を具体的に説明しましょう。
事務職には、裏方としてサポートし、会社全体の業務をスムーズに進めるという重要な役割があります。この点にやりがいを感じているなら、「人を支える仕事が好きで、チームが円滑に動くようサポートすることにやりがいを感じます」といった自己分析を交えて、説明すると良いでしょう。
もし細かい作業やデータ管理に対する適性を感じているなら「データを整理し、効率的に処理するスキルを発揮できる仕事を希望しています」と答えます。ここでは、自分の強みと事務職の仕事内容が、どのように結びついているのかをしっかり伝えることが大切です。
②なぜその企業を志望しているのか
次に、なぜその企業で働きたいのかを説明します。企業研究を十分におこなった上で、その企業ならではの魅力を伝えることが大切です。多くの企業が事務職を募集している中で、どうしてその企業を選んだのかを具体的に示すことで、あなたの熱意や企業に対する理解が伝わります。
例えば、その企業が業界で高い評価を受けている場合は「貴社は◯◯業界において確固たる地位を築いており、安定した環境で成長を続けられると感じました」といった点を述べると良いでしょう。
企業の理念やビジョンに共感した場合は、「貴社の『◯◯』という理念に強く共感し、その一員として事務職を通じてサポートしたいと考えています」といった理由を加えると、より説得力が増します。
企業が特定の分野で強みを持っている場合は、その分野で自分がどのように貢献できるかをアピールするのも効果的です。
③事務職として企業にどう貢献できるか
最後に、自分が事務職として企業にどのように貢献できるかを具体的にアピールします。これまでの経験や持っているスキルを通して、企業の業務にどう役立つかを説明します。
もしアルバイトやインターンシップでの事務作業経験があるなら、「アルバイトではデータ入力や資料作成を担当しており、正確さと効率を意識して業務に取り組みました。これまで培ったPCスキルを活かして、貴社の業務の効率化に貢献できると考えています」といった実績を交えると効果的です。
資格を取得している人は、そのスキルをどのように活かせるかを説明すると良いでしょう。「マイクロソフト オフィス スペシャリストの資格を持っており、Excelを使ったデータ管理や表計算など、事務作業をスムーズに進めるための技術を活用できます」といった具体的な貢献方法を伝えると、即戦力としての期待が高まります。
他の就活生と差をつける、事務職の志望動機ポイント
事務職の志望動機で他の就活生と差をつけるためには、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。単に［事務職を希望している］というだけではなく、企業にとって魅力的に映る志望動機を意識することで、採用担当者に強い印象を与えられます。
次項では、重要なポイントについて詳しく解説します。
企業の独自性に触れる
事務職の志望動機を作成する際に大切なのは、応募する企業が他とどう違うのかをきちんと理解していることです。企業ごとに特色や強みがありますので、共感した部分を具体的に書くと好印象です。
例えば、企業が取り組んでいる社会貢献活動や働き方の特徴に興味を持ち、「自分もその活動に参加したい」「その働き方に共感した」と伝えることで、企業はあなたの志望の強さを感じ取ります。
自身のスキルを具体的にアピールする
事務職において、効率よく仕事を進めるためのスキルはとても重要です。自分が持っている具体的なスキルを志望動機の中で伝えることは、他の就活生との差別化に役立ちます。
例えば「パソコンの操作が得意」「エクセルを使ってデータを管理できる」など、実際の仕事で役立つスキルを紹介すると効果的です。またスキルを使って、企業にどのように貢献できるかを一緒に伝えると、より説得力が増します。
事務職としてのキャリアビジョンを明確に伝える
事務職として、どのようなキャリアを描いていきたいかを、志望動機に盛り込むことも大切です。「事務職としてまずは基本的な業務をしっかり学び、将来的にはチームをサポートする存在になりたい」といった具体的なビジョンを示すことで、企業はあなたの成長意欲を評価してくれるでしょう。
事務職は企業内で多くの部署と関わる仕事ですので、広い視野を持ってキャリアを考えていることをアピールすると良いです。
これまでの経験を関連づけてアピールする
自分がこれまでに経験したことを、事務職の仕事にどう活かせるかを伝えることも重要です。アルバイト・サークル活動で培ったスキルやコミュニケーション能力、チームワークの経験など、事務職で求められる資質に繋がる経験を具体的に書くことで、あなたの魅力が一層際立ちます。
［アルバイトでレジの管理をおこない、正確さや責任感を身につけた］といったエピソードがあると、事務職でもその経験が活かせることが伝わります。
事務職の志望動機で避けたい落とし穴
事務職の志望動機を書く際に、気をつけなければならない落とし穴があります。熱意を持って書いても、内容次第では採用担当者に良い印象を与えない場合があるかもしれません。
ここでは気を付けたい注意点について、解説していきます。
給与や福利厚生を強調しすぎる
給与や福利厚生が理由であっても、志望動機に記載するのは避けましょう。採用担当者に「待遇さえ良ければどの会社でも良いのでは？」という印象を与えてしまうことがあります。
受け身の姿勢を見せる
［スキルを教えてもらいたい］［成長したい］という気持ちは大切ですが、受け身の姿勢はNGです。事務職では自ら積極的に学び、貢献する姿勢が求められるため［自分で学び、役立てたい］という前向きな表現を心がけましょう。
関係のない資格や経験をアピールする
応募する事務職に関係のない資格や経験を強調しても、採用担当者には響きにくいです。事務職では特に、PCスキルやコミュニケーション能力など、実際の業務に役立つスキルをアピールするようにしましょう。
志望動機を使い回して使用する
企業ごとに志望動機を考えることは大変ですが、同じ文章を使い回すことは避けましょう。各企業の事業内容やビジョンに沿った具体的な理由を書くことで、応募意欲の高さを示すことができます。
これらのポイントに注意して、採用担当者にしっかりと響く志望動機を作成しましょう。
【例文8選】事務職の志望動機サンプル集
ここでは、事務職の中でも様々な種類の仕事に合わせた志望動機の例文を紹介します。自分に合った事務職を見つけ、その職種にふさわしい志望動機を考えてみましょう。
ポイントは、応募する会社や業界に関連するスキルや経験を具体的に示すことです。
一般事務の志望動機例
（175字）
営業事務の志望動機例
（150字）
経理事務の志望動機例
（124字）
人事事務の志望動機例
（152字）
医療事務の志望動機例
（127字）
法務事務の志望動機例
（110字）
貿易事務の志望動機例
（125字）
金融事務の志望動機例
（137字）
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