【例文アリ】面接の日程調整・辞退メールの書き方！企業への返信の仕方も紹介

メールの基本的なマナー

まずはビジネスメールの基本的なマナーに関して頭に入れておきましょう。

以下で紹介するマナーは就職活動だけではなく社会人になってからも求められるものですので早めにマスターしておきましょう。

即返信を心掛ける

非常に基本的ではありますが、重要なマナーが「メールをすぐに返信する」ことです。

もちろんスマホを見れない場合は仕方がありませんが、即返信を心掛ける意識を常に持っておくことが大切です。

また日程調整が必要などすぐに回答が出来ない場合、一旦すぐに返答できない旨をメールしましょう。

ちなみに即レスは「こいつ仕事できるな」と採用担当者の方に印象付ける効果もあります。

ですので、できるだけ早く連絡をすることを心掛けましょう。

宛名・挨拶・内容・締め・署名を記載する

宛名

まずメールの冒頭に宛名を書きましょう。

この時注意すべきことは、株式会社の前後です。

例えば本来は「○○株式会社」と書かなければいけないにもかかわらず、「株式会社○○」としてしまうことです。

事前に株式会社を前に記入するのか後ろに記入するのかきちんと確認をしておきましょう。

また株式会社を（株）のように略すことはタブーです。

会社名のあとに続けて、部署名、採用担当者名を記載します。採用担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載しましょう。

挨拶

基本的には「お世話になっております。」から始めましょう。

挨拶のあと、自分の名前を名乗ります。

「貴社求人に応募いたしました◯◯◯◯（自分の名前）と申します」

内容

内容を書く際に注意すべきことは「わかりやすく端的に」記載することです。

企業の担当者は一日に何通もメールを捌いています。

彼らの負担軽減のためにも「わかりやすく端的に」書くことを意識しましょう。

締め

メールの最後に「ご多忙中のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」などと締めの言葉を添えます。

署名

署名とは、電子メールの末尾に記される、送信者の氏名や連絡先などを数行にまとめたものです。 

一般的には、氏名・住所・電話番号・メールアドレスを明記するケースが多いです。

返信するメールは本文に残す

返信をするメールには本文を残すことが一般的です。

というのも、企業の担当者が自分が送信したメールの内容を再度確認ができるためです。

もしかしたら相手が内容を把握していないケースもありますので、返信するメールには元メールの内容を残しておくようにしましょう。

返信時には件名にRe：を付けたままにしておく

返信をする際には、件名にRe：を付けたままにしましょう。

「Re：」を付けておくと、何の用件か、誰からの返信かがすぐにわかるのです。

採用担当者のもとにはあなたからだけではなく、さまざまな人からメールが届いているはずです。

採用担当者の負担を減らすためにも、返信する際には「Re：」を残しておくようにしましょう。

返信の時間帯は応募先の就業時間内

返信の時間帯は応募先の就業時間に合わせるのがベストです。

ざっくり9～17時の間と考えると良いでしょう。

業務時間外のメールについて気にする採用担当者の方もいますので、可能な限り就業時間内にメールを送信するようにしましょう。

メール以外のマナーについては下記の記事を参考にしてみてください。

面接の日程調整メール

日程調整メールには４つのパターンがあります。自分のメールがどれに該当するのかを確認をしたうえで、テンプレートをご利用ください。

自分から面接候補日を提示する場合

ポイント

• 日程は最低3つは用意する
• 希望する時間は先方の就業時間内にする

以下がテンプレートです。

企業から候補日をもらって返信する場合

ポイント

• 基本的には日程を１つ選択する
• 企業から指示があった場合、複数日程選ぶ

以下がテンプレートになります。

提示された面接候補日で調整できない場合

ポイント

• 自分でも日程を提示する

以下がテンプレートです。

調整済の日程を変更したい場合

ポイント

• 基本的には電話で変更のお願いをする
• 電話が繋がらない場合メールをする
• 自分でも日程を提示する

以下がテンプレートです。

面接当日の遅刻や緊急メール

面接当日の遅刻や緊急時についてのメールテンプレートをご紹介します。

遅刻に関するメール・緊急メールのどちらの場合においても即連絡をすることを意識しましょう。

ポイント

• 基本的には電話で採用担当者に連絡する
• やむを得ず電話出来ない場合にメールを利用する
• 電話ができる状況になったら連絡する旨を伝える

以下がテンプレートになります。

面接に関する質問、問合せメール

以下では面接に関する質問、問合せメールのテンプレートを紹介します。

ポイント

• 件名で何について質問するのか一言で示す
• 質問は端的に

以下が例文です。

＊持ち物についての指示が出ていない場合＊

履歴書を送る際のメール

履歴書を送る際のテンプレートをご紹介します。

ポイント

• 履歴書などの書類はPDF化した上で添付する
• フォルダ名やファイル名には「応募書類＿氏名」など、書類名と自分の名前を明記する

以下がテンプレートです。

面接の辞退メール

面接の辞退メールの書き方について紹介をしています。

辞退メールはなかなか書きにくいとは思いますが、例文を参考にメールを作成してみてください。

ポイント

• きちんとお詫びの内容を入れる
• 辞退理由を明示する

以下がテンプレートです。

お祈りメール

「お祈りメールって返信した方がいいの？」と考える就活生は多いのではないでしょうか。

以下では、お祈りメールへの返信の是非と送る場合のテンプレートについて説明していきます。

ポイント

• 基本的には送る必要はない
• 担当人事に御世話になった等の理由で送るのは問題ない

以下がテンプレートです。

内定連絡メール

内定に関わるメールは５つのパターンがあります。例文を参考に状況に応じたメールを作成しましょう。

承諾するケース

ポイント

• 内定承諾する意思がある場合は迅速に連絡する

以下がテンプレートです。

承諾前に条件面の確認をするケース

ポイント

• どういう条件を知りたいのかを件名に端的に書く
• 条件面を確認をしたら可能な限り早く連絡する

以下がテンプレートです。

保留するケース

ポイント

• 保留する理由を明記する
• 意思決定までの期限を設ける

以下がテンプレートです。

辞退するケース

ポイント

• 企業側には採用コストが掛かっているので、きちんとお詫びをする

以下がテンプレートです。

一度承諾したが辞退するケース

ポイント

• 基本的には電話をした方がいい
• 採用計画が崩れる可能性があるので、きちんとお詫びをする以下がテンプレートです。

以下がテンプレートです。

メールに関するQ&A

メールに関して疑問であろう質問を集めたので、ぜひ参考にしてみてください。

2回目以降のメール冒頭に「お世話になっております。」は必要？

迷ったらつけてもいいですが、基本的には必要はありません。

「返信ありがとうございます。」「度々のご連絡を失礼いたします。」と記載をすれば特に問題はありません。　

メールはいつ返信しても問題はない？

応募先の企業の就業時間に返信をしましょう。

ですが、急ぎの案件は迅速に対応することを意識しましょう。

メールを送った後に内容の誤りに気づいた場合はどうすればいい？

件名に「訂正」と記載したうえで、正しい内容のメールを改めて送信をしましょう。

上記のようなことを避けるためにもメールを書き終えたら、必ず全体を読み返し、宛先、本文、署名まで、誤字・脱字がないかを確認し直しましょう。

CCがある場合、メールの宛名はどうする？

前提として「CC」とはカーボン・コピー（Carbon　Copy）の略です。カーボン・コピーとは、複写の意味です。

TO（宛先）がメインの送信先、CCが複写を送りたい相手だと考えると分かりやすいでしょう。

「CC」に入力したメールアドレスにも、同じメールが送信されます。

まとめるとCCは上司などにメールの内容を共有する際に用いられます。

CCがある場合は、メールの宛名を採用担当者名、その下にCCとして「人事ご担当者様」などと誰がそのメールを受け取っているのかを明記しておきましょう。

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