【例文付き】面接辞退の方法とは？メール？電話？断り方を紹介！
「面接辞退ってできるのかな…？」「面接辞退する時ってどう伝えればいいの…？」このような疑問を感じている就活生もいると思います。
本記事ではそのような人に向けて面接辞退をする際のマナーや、メールまたは電話での辞退の伝え方を例文として紹介しています。
メールの例文に関しては、辞退理由としてよくあるものをもとに紹介していますので、自身の理由と当てはまるものがあれば、企業へ連絡をする際にぜひ参考にしてください。
そもそも面接辞退はできるのか？
結論、面接を辞退することはできます。
辞退する場合は企業側の負担をできるだけ少なくするためにも、以下2点のマナーは最低限守りましょう。
できるだけ早く連絡する
企業は就活生との面接に向けて様々な準備を行っているため、辞退すると決めた場合はできるだけ早く連絡するようにしましょう。そうすることで企業側の負担を多少なりとも減らすことができます。
また、できるだけ早く連絡することで企業に対して誠意を示すことにも繋がるため、決意したら即連絡するということを心がけてください。
無断辞退はしない
就活生の中には「辞退の連絡するの気まずいから連絡しなくていいかな…」と思っている人もいるかもしれません。
ですが、面接を辞退する場合無断辞退だけは絶対に辞めましょう。
面接官は忙しい中、あなたの面接のために時間を作ってくれています。
面接を無断辞退することは企業に対してとても失礼な行為にあたるため、連絡しにくい気持ちはわかりますが、必ず辞退の連絡はするようにしましょう。
面接辞退の連絡は何ですべき？
面接辞退の連絡は基本的にはメールで問題ありません。ただ、連絡するタイミングによってはメールより電話の方が良い場合もあります。
例えば、面接当日に辞退の連絡をする場合や、面接前日の夕方以降に連絡する場合は電話の方が適しているでしょう。
また、事前に面接辞退の連絡はしているが、面接の前日までに返信がないという場合も、電話で再度辞退の主旨を伝えるようにしてください。
メールで面接辞退をする際の伝え方
ここでは面接を辞退する際のメールの構成とメール例文を紹介します。
例文は面接辞退の理由としてよく使われる「(1)体調不良」「(2)他社から内定を獲得した」「(3)家庭の事情」「(4)企業と合わないと感じた」、この4つの理由をもとに作成しているので、自分に当てはまるものがある方は参考にしてみてください。
面接を辞退する際のメールの基本構成
まずは面接を辞退する際のメールの構成について紹介します。
■件名
「面接辞退のご連絡」など、一目で何の内容かが分かる件名にしましょう。
■宛名
宛名を書く際は会社名→部署名→採用担当者の名前の順番で書きます。
会社名と部署名は略さず、必ず正式名称で書くようにしましょう。
■本文
本文には、氏名、面接予定日、面接を辞退する旨を簡潔に書きます。辞退する理由については詳しく書く必要はないため、聞かれない限り「一身上の都合により」と伝えて問題ありません。
最後に、面接を辞退することと直接ではなくメールでの連絡になってしまったことに対しお詫びをし、締めの言葉に入りましょう。
締めの言葉は定型句を用い「末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」のように締めます。
■署名
誰であるかがすぐわかるよう署名は必ず入れましょう。
メール例文
企業に聞かれない限り、面接辞退の理由は「一身上の都合」で問題ないと上述しましたが、ここではよくある面接辞退の理由ごとにメール例文を紹介します。
しっかりと理由を伝えて、辞退したいという就活生はぜひ参考にしてみてください。
(1)体調不良の場合
(2)他社から内定を獲得した場合
(3)家庭の事情の場合
(4)企業と合わないと感じた場合
電話で面接辞退をする際の伝え方
電話で面接辞退の連絡をする場合は、以下のような流れで伝えます。
（1）簡潔に自己紹介を行い、担当者がいるか確認します。在席していた場合、電話をつないでもらいましょう。
（2）担当者と電話が繋がったら、再度自己紹介を行い、電話をする時間があるかどうか確認する。
（3）面接辞退の旨を伝えます。
（4）担当者に面接辞退の理由を聞かれたら、理由を簡潔に述べます。
（5）理由を述べたら、お時間をいただいたこと、辞退に至ったことに対してお詫びをし、終話させます。
面接辞退する際の注意点
最後に面接を辞退する際の注意点を2つ紹介します。
また、面接辞退ではなく、面接日程を調整したい場合のメール例文も紹介していますので、日程を変更したいと思っている就活生は参考にしてみてください。
連絡する時間に注意する
面接辞退の連絡をする場合は、企業の営業時間内にするようにしましょう。営業時間内の中でも始業直後や昼休み前後は忙しい可能性が高いため、極力避けた方が無難です。
営業時間は企業によって異なるため、事前に調べてから連絡することをオススメします。
本当に辞退して後悔ないかよく考える
一度面接を辞退してしまうと、再度その企業の選考を受けることは難しくなるため、辞退する場合は本当にしていいのか、後悔しないかをよく考えてから連絡するようにしてください。
もし、体調不良や家庭の事情でその日の面接に参加できないという理由で面接を辞退しようとしているのであれば、面接の日程を変更してもらえるか確認してみるのも良いでしょう。
企業によっては日程を調整してもらえることもあります。
面接の日程を変更してほしい場合は以下のように伝えましょう。
まとめ
本記事では面接を辞退する際のマナーや、辞退を伝えるメール・電話の例文を紹介してきました。
本文でもお伝えしていますが、面接辞退をする際は企業の負担をできるだけ少なくするためにも、決断したタイミングですぐ連絡するようにしましょう。
その際は本記事で紹介した例文やマナーを参考にしてみてください。
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